Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung hat zwei Teile. Teil A beschreibt, wie wir Personendaten auf dieser Website bearbeiten. Teil B beschreibt die Bearbeitung in der Webapplikation Companion.

Verantwortlich ist die Vertical Data AG, Belpstrasse 41, 3007 Bern, Schweiz. Fragen zum Datenschutz beantworten wir unter datenschutz@verticaldata.ch.

Begriffe wie Personendaten oder Bearbeiten verwenden wir im Sinne des Schweizer Bundesgesetzes über den Datenschutz («DSG»). Soweit die Datenschutz-Grundverordnung der EU («DSGVO») anwendbar ist, gilt diese Erklärung auch im Sinne der DSGVO.

Teil A: Diese Website

Hosting und Server-Logdateien

Die Website companion.ch liegt bei Infomaniak Network SA in der Schweiz. Beim Aufruf einer Seite speichert der Server technische Angaben in Logdateien: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Browser und Betriebssystem sowie die Seite, von der Sie kommen. Wir benötigen diese Angaben, um die Website sicher und stabil zu betreiben, und bewahren sie nur so lange auf, wie es dafür nötig ist.

Schriften und Skripte

Schriften und Programmbibliotheken liefern wir von unserem eigenen Server aus. Beim Besuch der Website entsteht dafür keine Verbindung zu Google Fonts oder anderen externen Anbietern.

Kontaktformular und E-Mail

Wenn Sie uns über das Kontaktformular oder per E-Mail schreiben, bearbeiten wir Ihre Angaben (Name, Firma, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer und Nachricht), um Ihre Anfrage zu beantworten und gegebenenfalls ein Gespräch zu vereinbaren. Das Formular wird als E-Mail über den Server unseres Hosters an info@companion.ch gesendet. Wir bewahren die Angaben so lange auf, wie es für die Anfrage und eine daraus entstehende Geschäftsbeziehung nötig ist. Rechtsgrundlage unter der DSGVO ist die Anbahnung eines Vertrags oder unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO).

Besucherstatistik mit Einwilligung

Die Website funktioniert ohne Cookies. Für den folgenden Dienst fragen wir dich im Cookie-Banner um Einwilligung. Ohne Einwilligung wird er nicht geladen. Deine Wahl speichern wir ein Jahr lang in einem Cookie namens «companion_consent» und du kannst sie jederzeit über «Cookie-Einstellungen» in der Fusszeile ändern. Rechtsgrundlage unter der DSGVO ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

• Microsoft Clarity von Microsoft Ireland Operations Ltd. und Microsoft Corporation, USA. Clarity erfasst, wie Besucherinnen und Besucher die Website verwenden, zum Beispiel Klicks, Scrollbewegungen und Mausbewegungen, und kann Sitzungen als Aufzeichnung wiedergeben. Dafür setzt Clarity Cookies. Daten können in die USA übermittelt werden. Microsoft ist unter dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework und dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert. Mehr unter privacy.microsoft.com.

Links zu anderen Diensten

Die Website verlinkt auf WhatsApp (Meta Platforms Ireland Ltd.) für den Rapport-Test, auf LinkedIn sowie auf die Anmeldung zur Webapplikation unter app.companion.ch. Erst wenn Sie einem solchen Link folgen, gelten die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Anbieters beziehungsweise Teil B dieser Erklärung.

Ihre Rechte

Sie haben die unten in Teil B unter «Ihre Rechte» beschriebenen Rechte. Für Daten aus dieser Website wenden Sie sich direkt an uns: datenschutz@verticaldata.ch.

Teil B: Webapplikation Companion

Über uns

Dieser Teil erläutert, wie Personendaten bei der Verwendung unserer Webapplikation Companion (das «Tool», die «Dienste») bearbeitet und geschützt werden.

Companion wird von der Vertical Data AG, Belpstrasse 41, 3007 Bern, Schweiz, datenschutz@verticaldata.ch (das «Unternehmen», die «Firma», «wir», «unser» oder «uns») betrieben, welche als Auftragsbearbeiterin tätig ist. Das Unternehmen, das Companion nutzt, ist der Verantwortliche im datenschutzrechtlichen Sinne und für die unten beschriebenen Datenbearbeitungen verantwortlich, ausser dies ist ausdrücklich anders beschrieben. Sofern Sie als Mitarbeiterin oder Mitarbeiter Companion nutzen, ist Ihr Arbeitgeber der Verantwortliche.

Dieser Teil umfasst nicht allfällige Datenbearbeitungen der über Schnittstellen angebundenen Tools, wie zum Beispiel Bexio.

Personendaten, die bearbeitet werden

Innerhalb von Companion können folgende Personendaten erfasst werden:

• Kontaktdaten (zum Beispiel Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Geburtsdatum)
• Login-Daten (zum Beispiel Passwort, Benutzername, Session)
• Technische Daten (zum Beispiel IP-Adresse, Logdateien)
• Nutzungsdaten (zum Beispiel Eingaben und Antworten, sofern diese Personendaten enthalten)
• Inhalte von Dokumenten, Fotos und Sprachnachrichten, sofern diese Personendaten enthalten
• Personendaten aus Schnittstellen

Es besteht keine Pflicht, Personendaten anzugeben. Bitte beachten Sie jedoch, dass die Dienste nicht genutzt werden können, wenn die dafür unbedingt erforderlichen Daten fehlen.

Wie Personendaten gesammelt werden

Wenn Sie Companion nutzen, werden Personendaten über Sie als Nutzerin oder Nutzer und über Dritte (zum Beispiel Kunden des Verantwortlichen) gesammelt:

• direkt, wenn Sie Companion nutzen, zum Beispiel über WhatsApp, Microsoft Teams, E-Mail oder einen Upload
• indirekt von anderen Tools, die über eine Schnittstelle mit Companion verbunden sind
• indirekt von externen Dienstleistern (siehe «Empfänger von Personendaten»)

Rechtsgrundlagen und Zwecke der Datenbearbeitung

Die Rechtsgrundlage für die Erhebung und Verwendung der beschriebenen Personendaten hängt von den Daten ab, die der Verantwortliche erhebt, und von den Zwecken, für die sie erhoben werden. Dies legt der Verantwortliche fest, ausser es ist nachfolgend anders beschrieben. Die Bearbeitung Ihrer Personendaten zur Nutzung von Companion und zur Einrichtung Ihres Zugangs als Mitarbeiterin oder Mitarbeiter erfolgt grundsätzlich auf Grundlage Ihres Arbeitsverhältnisses.

Eingaben und Antworten: Soweit wir Personendaten anonymisieren und zur Verbesserung unseres Services verwenden, handeln wir als eigener Verantwortlicher im datenschutzrechtlichen Sinne. Dies erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Verbesserung unserer Webapplikation. Kundendaten verwenden wir nicht, um KI-Modelle zu trainieren.

Speicherort und Speicherfristen

Dateien, Extraktionen und Ergebnisse speichern wir ausschliesslich in der Schweiz. Personendaten werden so lange aufbewahrt, wie sie für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, und in Übereinstimmung mit gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen oder vertraglichen Vereinbarungen benötigt werden. Für die Umsetzung ist der Kunde verantwortlich. Er kann die Daten jederzeit selbst in Companion löschen.

Empfänger von Personendaten

Innerhalb von Companion setzen wir Drittunternehmen («Dienstleister») ein, um den Betrieb unserer Dienste zu ermöglichen und IT-Dienste bereitzustellen. Diese Dritten haben nur insoweit Zugang zu Ihren Personendaten, als dies für ihre Aufgaben erforderlich ist.

Arten von Dienstleistern, die auf Ihre Personendaten zugreifen können:

• IT- und Hostingdienstleister
• Anbieter von KI-Modellen: Open-Source-Modelle auf Servern in der Schweiz sowie Closed-Source-Modelle aus der Cloud, zum Beispiel von OpenAI, auf Servern in der EU. Welches Modell eingesetzt wird, legen wir mit dem Kunden fest. Auf Wunsch beschränken wir die Bearbeitung auf Modelle in der Schweiz.
• Kommunikationskanäle, über die Daten an Companion geschickt werden, zum Beispiel WhatsApp (Meta), Microsoft Teams oder E-Mail
• Tools, die der Verantwortliche über eine Schnittstelle angebunden hat

Findet eine Übermittlung in ein Land ohne angemessenen Datenschutz statt und liegen keine geeigneten Garantien vor, besteht das Risiko, dass Behörden in diesem Land (zum Beispiel Geheimdienste) auf die übermittelten Daten zugreifen und dass Betroffenenrechte nicht durchgesetzt werden können.

Datensicherheit

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Massnahmen ein, um Ihre gespeicherten Daten vor Manipulation, Verlust oder unberechtigtem Zugriff Dritter zu schützen, und passen sie laufend an die technische Entwicklung an. Eine Übersicht steht auf der Seite Sicherheit.

Unsere Mitarbeitenden und die von uns beauftragten Dienstleister sind zur Verschwiegenheit und zur Einhaltung der geltenden Datenschutzgesetze verpflichtet. Sie erhalten nur insoweit Zugang zu Personendaten, als dies für ihre Aufgaben erforderlich ist.

Keine Methode der Übertragung über das Internet oder der elektronischen Speicherung ist zu 100 % sicher. Auch wenn wir uns bemühen, Ihre Personendaten mit wirtschaftlich vertretbaren Mitteln zu schützen, können wir keine absolute Sicherheit garantieren. Wir empfehlen, Ihr System mit Antiviren-Software, einer Firewall und ähnlicher Software zu schützen.

Ihre Rechte

Sie haben die folgenden Rechte. Um sie auszuüben, wenden Sie sich an den Verantwortlichen beziehungsweise Ihren Arbeitgeber. Wenden Sie sich direkt an uns, leiten wir Ihre Anfrage an den Verantwortlichen weiter.

• Recht auf Auskunft: Sie können eine Kopie Ihrer Personendaten in elektronischer Form verlangen.
• Recht auf Berichtigung: Sie können verlangen, dass falsche oder unvollständige Angaben über Sie korrigiert werden.
• Recht auf Widerruf der Einwilligung: Haben Sie in eine Bearbeitung eingewilligt, können Sie diese Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
• Recht auf Löschung: Sie können die Löschung Ihrer Personendaten verlangen, wenn diese für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr erforderlich sind oder unrechtmässig bearbeitet wurden.
• Recht auf Einschränkung der Bearbeitung: Sie können verlangen, dass die Bearbeitung Ihrer Personendaten eingeschränkt wird.
• Recht auf Datenübertragbarkeit: Sie können verlangen, dass Ihre Personendaten in einem gängigen Format wie Excel an einen anderen Verantwortlichen übermittelt werden.
• Recht auf Widerspruch: Beruht die Bearbeitung auf einem berechtigten Interesse, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen.
• Recht auf Beschwerde: Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Bearbeitung Ihrer Personendaten gegen das Datenschutzrecht verstösst. In der Schweiz ist dies der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB), Feldeggweg 1, 3003 Bern.

Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Bearbeitungen oder die Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.